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福州大學本科教學檔案管理辦法

發布時間:2015年06月19日  來源:本站原創   【字體: 】 雙擊滾屏 瀏覽人數:

福大教200756

 

    第一條  為加強教學檔案管理,充分發揮教學檔案在教育管理、教學活動、教學研究等各項工作中的作用,提高教學檔案的質量和科學管理水平,根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案工作規范》、福建省檔案局《歸檔文件整理實施細則(試行)》,結合我校實際,特制定本辦法。

    第二條  教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的各種載體的文字、圖表、聲像材料均屬教學檔案。

    第三條  教學檔案工作實行集中統一領導、分級管理,教務處和各學院要明確分管檔案工作的負責人,配備相應的專職或兼職的檔案管理人員,統一管理本部門的教學檔案,并按學校規定做好本部門教學材料的收集、立卷工作,定期向學校檔案館移交。

    第四條  除定期向學校檔案館移交的教學材料之外,教務處各部門和各學院教學管理部門要根據需要留檔副本并在工作中隨時收集和積累有保留價值的其他教學檔案材料,并定期整理,科學、規范安全地保管好檔案,以備不時之需。

    第五條  教務處各部門和各學院教學管理部門管理檔案人員在調離本單位或退休辦理手續前,首先要做好檔案交接工作,方可辦理手續。

    第六條  教學檔案的保存期限按其檔案材料的保存價值分為永久保存和定期保存,其中定期保存分為定期30年和定期10年。文件保管期限的劃分詳見《福州大學檔案歸檔范圍和保管期限表》,確定文件保管期限的一般原則為:

    1)凡是在教學過程、教學改革、教學研究等方面,具有長遠利用價值的教學檔案,應永久保存。

    2)凡是在一定時期內具有利用價值的教學檔案、應定期保存。

    3)凡是在現階段內具有利用價值的教學檔案,可作臨時保存(35)

    第七條  本科教學檔案的整理及組卷

    1)學校實行由教學文件材料形成部門立卷歸檔的原則,由各部門整理、立卷。

    2)根據教學材料的形成規律,保持其有機聯系和便于利用查考的原則進行組卷,原則上相同內容的材料組成一卷便于利用,同一內容的文件材料數量多時可分別組成若干卷,一般每卷不超過200頁,也可以根據文件材料的內在聯系,對單位文件較少者,按不同內容分別組成小卷,用軟皮裝訂,一般不超過40頁。

    3)卷內密不可分的文件材料按正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;原件在前,復印件在后;轉發文在前,被轉發文在后;批復在前,請示在后的要求排列。

    4)對破損的文件材料應進行修補,文中密不可分的插圖、照片等應貼入文字材料內。

    5)按照順序編排頁號,無論單面或雙面只要有文字,均應按每一面編寫一個頁號,頁號編在文件的正面的右下角和反面的左下角。

    6)歸檔的教學材料必須字跡工整(打字或用黑色水筆書寫),格式統一,簽字蓋章手續完備。

    第八條  本科教學檔案的歸檔范圍和保管期限

    教學檔案主要包括教學文件、教務、實踐教學、考試、學籍、質量管理、教學改革與建設成果等,對歸檔保存的具體情況如下表:

 

序號

分類內容

預定保管

期限

保存單位

綜合

1

上級教育部門下達的指令性及指導性文件

 

 

1.1

上級教育部門下達的有關教學工作的通知、指示

30

檔案館、教務處

1.2

上級教育部門下達的有關教學工作的批復

永久

檔案館、教務處

2

學校貫徹上級教育部門指令性及指導性文件的通知

30

檔案館、教務處

3

學校向上級教育部門報送的有關教學工作的請示、報告 、函

30

檔案館、教務處

4

學校新制定、修訂的本科教學管理規章制度

永久

檔案館、教務處

5

學校新制定的本科教學管理規章制度(試行、暫行)

30

檔案館、教務處

6

成立、調整各類領導小組的通知、決定

10

檔案館、教務處

7

教務處有關教學工作文件(校教文件)

30

檔案館、教務處

8

教務處年度工作計劃、總結

30

檔案館、教務處

9

本科教學工作會議、本科教學專題研討會會議材料

30

檔案館、教務處

教學改革與建設

1

學校有關教改、教研工作的政策性文件

永久

檔案館、教務處

2

公布各類教改、教研活動的立項、結題成績

永久

檔案館、教務處

3

公布各類綜合班、實驗班學生名單

30

檔案館、教務處、各學院

4

公布各類教學優秀獎評選、獲獎結果

永久

檔案館、教務處

5

教學內容、方法和手段改革以及考試內容、方法和手段改革相關文件材料(各級各類教改立項、精品課、教學團隊、綜合班改革等)

10

教務處、各學院

6

各級優秀教學評選相關文件材料(教學優秀獎、教學名師獎、教學成果獎等)

10

教務處、各學院

7

公布學生參加各類學科競賽獲獎名單

永久

檔案館、教務處

8

公布學生項目立項、結題、評優的名單、結果

永久

檔案館、教務處

9

公布學生獎勵學分名單

10

檔案館、教務處、各學院

10

學生公開發表論文、申請專利、各學科競賽獲獎證書復印件

30

教務處、各學院

學籍信息管理

1

學生學籍異動的文件材料

 

 

1.1

關于學生取消入學資格、退學、轉學、轉專業等學籍變動的通知、決定、批復

永久

檔案館、教務處

1.2

關于學生留級、休學、復學、保留入學資格等學籍處理的通知

30

檔案館、教務處

1.3

關于學生轉專業的申請材料、批復

30

檔案館、教務處、各學院

1.4

學籍變更的申請報告、審批材料

10

教務處、各學院

1.5

學生學籍異動情況匯總

永久

檔案館、教務處

2

更正畢業生電子注冊信息的文件材料

 

 

2.1

更正畢業生電子注冊信息的通知

10

檔案館、教務處、各學院

2.2

更正畢業生電子信息的申請報告、審批材料

10

教務處、各學院

3

頒發畢業證書、授予學位證書的文件材料

 

 

3.1

畢業生畢業證書登記冊

永久

檔案館、教務處、各學院

3.2

畢業生學歷電子注冊等材料(電子文檔)

30

教育廳、教務處、各學院

3.3

同意結業學生換發畢業證書的通知

永久

檔案館、教務處

3.4

校學位委員會授予畢業生學士學位、輔修專業學位的審批材料

永久

檔案館、教務處

3.5

畢業生授予學士學位名單

永久

檔案館、教務處、各學院

4

學生成績登記卡

30

檔案館、各學院

5

輔修專業學位學生成績單登記卡

永久

檔案館、教務處

6

補辦畢業證明書復印件及審批材料

永久

檔案館

教學運行管理

1

本科培養方案

永久

檔案館、教務處、各學院

2

培養方案變更申請表

10

教務處、各學院

3

每學期課程安排表

永久

檔案館、教務處、各學院

4

校歷

10

檔案館、教務處、各學院

5

教學大綱匯編本

30

教務處、各學院

6

調、停課表

4

教務處、各學院

7

學期考試安排表

4

教務處、各學院

8

各學期教師本科教學工作量登記表和匯總表

10

各學院

考試管理

1

每學期按要求裝訂成冊內容齊全的考試試卷

至學生自然畢業時為止

各學院

2

大學英語四、六級考試、計算機等級考試成績(電子文檔)

學生離校后4

教務處

實習教學

(含工程訓練、認識實習、社會實踐、課程設計、畢業實習等)

1

實習大綱、實習計劃

10

各學院

2

實習任務書

4

各學院

3

實習學生名單及分組表,指導教師名單

學生離校后4

各學院

4

學生實習報告、考核表,教師實習總結

學生離校后4

各學院

5

校外教學實習實踐基地協議書

10

各學院

實驗教學

1

實驗項目匯總表

4

各學院

2

實驗教學大綱、實驗教材或實驗指導書

10

各學院

3

實驗室開放記錄

10

各學院

4

實驗室專職人員崗位日志、實驗人員崗位職責、考核、培訓記錄、實驗研究計劃等

10

各學院

5

實驗室儀器設備清單、自制儀器設備、儀器設備的損壞、丟失賠償情況、維修情況、外借記錄等

10

各學院

6

學生實驗理論考試試卷、實驗成績、實驗教學學生問卷調查表等材料

學生離校后4

各學院

畢業設計(論文)

1

歷屆學生畢業設計(論文)選題、成績情況表

4

教務處、各學院

2

優秀畢業設計(論文)摘要選編

10

教務處、各學院

3

學院畢業設計(論文)工作計劃、總結

4

各學院

4

學院畢業設計(論文)選題分析和質量分析報告

4

教務處、各學院

5

畢業答辯安排表、畢業答辯記錄

4

各學院

教學質量管理

1

上級對我校開展本科教學評估材料

永久

檔案館、教務處

2

學校各類教學評估、檢查匯總材料

永久

檔案館、教務處、各學院

3

學校各類教學評估、檢查的基礎材料

30

教務處、各學院

4

學校本科教學質量年度報告

永久

檔案館、教務處

5

學院教學管理規章制度或實施細則

永久

各學院

6

各級各類教學管理人員崗位設置與職責

永久

教務處、各學院

7

學院年度教學工作計劃和總結

30

各學院

8

教學事故處理記錄和相關材料

30

教務處、各學院

9

各類人員的聽課記錄及分析反饋材料

10

教務處、各學院

10

師生關于教學工作的意見處理、反饋材料

30

教務處、各學院

招生

1

上級對本校學科建設、專業設置、授予學位專業等的通知、批復

永久

檔案館、教務處

2

學校招生工作一般性通知(錄取和評卷、民族生領導小組、大類招生專業、綜合班招生、現設本科專業目錄等通知) 

10

檔案館、教務處

3

學校有關招生錄取工作的政策性、制度性文件

永久

檔案館、教務處

4

學校招生簡章(含招生計劃)、招生專業簡介

30

檔案館、教務處

5

新增專業的申報及建設材料

10

檔案館、教務處、各學院

6

學校向上級教育部門報送增列授予學士學位專業的請示

30

檔案館、教務處

7

普通高等學校招生錄取名冊

永久

檔案館、教務處

8

新生錄取名單

永久

檔案館、教務處、各學院

9

新生獎學金獲獎名單

10

檔案館、教務處、各學院

師資培訓

1

年度教學達標培訓班新教師名單

30

教務處

2

教師進修、培訓、學習情況材料

30

教務處、各學院

3

年度教學達標培訓班新教師考核成績單

10

檔案館、教務處

 

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